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提高团队效率秘诀:少用邮件提供茶歇

2013-09-09 10:00:11来源:商学院热度:评论

通过这些系统,我们得以充分了解到每一个团队成员的工作效率、和他人协作的情况,甚至包括说话的语气、心情压力等多种数据,从而进行更加深入的研究 。

这是麻省理工学院(MIT)媒体实验室人类动力小组的主要研究课题:什么样的团队工作方式最有创新力。专家们这次放弃了传统的商学院式案例分析,以及社会学家们的调查问卷方式,而是借助“数据挖掘”,即通过大量的传感器数据,复杂的数学模型,来分析创新团队的真谛。

研究过程中,需要采集团队成员间的电子邮件通讯记录、智能手机数据,以及让他们佩戴特殊的传感器系统,对每一次会议的过程进行电脑机器分析。通过这些系统,我们得以充分了解到每一个团队成员的工作效率、和他人协作的情况,甚至包括说话的语气、心情压力等多种数据,从而进行更加深入的研究 。

提升团队的“团商”

就像每个人的智力水平可以通过标准化的IQ智商测试题测试一样,一个团队创新和解决问题的能力,也可以通过一个标准的测试题库来测试出“团商”。

研究发现了提高团商的奥秘:1)团商和每个成员的智商水平并没有联系;2)不过,如果团队中有少数几个人过度活跃,他们的发言便会占据团队绝大部分的交流时间,团商就会突降;3)有女生的团队团商会高。

给创业公司的提示:在团队交流和头脑风暴的过程中,让团队的成员忘记自我非常重要。企业的创新领导人要从一开始就灌输给团队这样的观念:一个团队的能力和个人智商没有太大关系。同时,领导者要确保员工要能均匀地在团队中分配发言时间,避免少数个人过分参与,以真正提高会议效率。

少用电子邮件,“面对面”互动

研究中的另外一些发现,则在现实中已经得到验证。比如:不要通过电子邮件来办公。像意大利法拉利公司董事长蒙特泽莫罗最近表示,员工应少发电子邮件给同事,如果问题要沟通,最好直接当面说。他认为这种方式虽然老派但“非常有效” 。作为雅虎公司的最新掌门人,玛丽莎·梅耶尔取消了公司可以在家中办公的宽松规定,要求每一个员工都必须坚持到公司办公。

中国美国商会前高级公关经理乌兰图雅也曾写过一篇《参透email玄机和陷阱:公司政治与组织生态》,论述了电子邮件的4大弊端,它们包括:

“大踢皮球互相推诿”:电子邮件成为推脱工作和责任的工具;

“立此存照秋后算账”:无论多么小的事、当面说还是电话说,必定要邮件确认给你,这样做无非两种目的——攻击或防御;

“以下犯上挟天子令诸侯”:这取决于电子邮件的一个独特之处:受者被动性,这与电话沟通是非常不同的。

“转发、密送的玄机和陷阱”:要记住,转发有风险,有可能大规模推进公司斗争。

调研发现使用电子邮件最多最频繁的团队,所表现出来的业绩越差。与之对照,打造创新团队的秘密武器恰恰是真正面对面的交流。实验过程是让每位团队成员每天都佩戴一种特殊电子卡片一样的“社交”传感器,它们能侦测到面对面交流。结果显示,当团队成员面对面交流的时间越多,团队互动越频繁,创造力越能够提高。

事实上,通过对欧洲和美国许多城市研究发现,一个有活力、有巨大生产力和创造力的城市或社区,当地居民间的关系和互动也更活跃,各种活动丰富。相反,没有创造力的城市和社区,必然死气沉沉,大家关紧家门,少有相互的关怀。

善用茶歇时间

为了让团队的互动可调控,媒体实验室小组想出的巧妙的办法,是利用茶歇。传统的大公司中,创新员工往往自己控制休息和茶歇时间,但笔者所在的小组研究者们想出的办法,是通过提供好吃的饼干食物,鼓励同一个创新团队的核心人员,在同一个时间一起茶歇——一到茶歇时间,不管你手头的活有多忙,企业鼓励你暂时放下手中的工作,和同样团队的成员们一起放松十几分钟。

在一家排名靠前的商业银行团队的实验中,MIT的研究员通过这样的茶歇,巧妙地强化了团队员工之间的互动,进而大大提升了企业员工的工作效率。

当然,在茶歇的过程中提供饼干之外,研究者们会让员工们有充分的隐私和自由,如可以讨论从家里的小狗、孩子教育等各种问题。看似海阔天空的聊天,却增加了团队的协作氛围,他们更愿意交流,在工作中也更加自由地合作。通过“社交”传感器的分析,发现更多信息在不经意中得到共享,茶歇神奇地增加成员工作中面对面交流的机会,从而增加了整个团队的创造力。

同样的办法,还能够让最具有创造力的员工和相对比较落后的员工共同参加茶歇,随意自由地交流。即通过搭配茶歇的人员,企业不费吹灰之力,就自然而然地对较弱的员工进行了培训

研究小组通过数字分析发现了这些规律,但并不代表最先运用了这些规律。许多创新公司,比如谷歌的创始人们,早就意识到了免费茶歇的重要性。他们是首批为员工提供免费食物的硅谷高科技公司。看似浪费时间、毫无关系的共同进餐、喝咖啡过程,恰恰是伟大创新点子产生、高效率的创新团队搭建的时候。

总结:团队绝对不是许多个人能力的总和,而是相互协作的成果。许多创新团队的成员默默地参与配合研究,而这些数字化研究成果的最终目的,并不希望管理人员像监控犯人一样监控自己的团队,而是希望其更好地理解和运用创新团队高效的奥秘。


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