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更多大公司采用协作式办公空间 但这会是办公室的终极形式吗?

2017-04-27 11:31:28来源:界面热度:评论

21世纪初出现的科技初创公司是第一批彻底改变工作空间的企业。创业家缺乏资金,因此可能更需要采取共享长桌、DIY办公家具,但正是那种非正式感十足、充满创意甚至趣味的工作氛围打动了越来越多的职场人士。

上个月底,乐高因为自己的上海新总部上了头条。

这家来自丹麦的玩具制造商于3月28日宣布正式启用了其位于上海环贸广场二期30楼和31楼的办公总部。包括乐高中国总经理兼高级副总裁Jacob Kragh在内的200多名员工都不再拥有固定的工位,每天来到办公室后,他们将自由挑选适合的座位。

这种被称为“New Way of Working”的工作方式最早在2014年于乐高伦敦总部办公室推出,之后在新加坡总部实施,如今又推广到了上海总部。“根据观察,这种方式能有效地促进员工们的合作和沟通,所以在上海办公室搬迁到新址时,我们就将其引入了进来。”Kragh在接受《好奇心日报》专访时表示。

采用“全员无固定工位”制度的大公司还有德勤。此前界面新闻曾报道过,德勤于2015年启用的阿姆斯特丹办公楼“The Edge”除了环保智能之外,还以“办公桌轮用制”(hot desking)的彻底贯彻而闻名。为了鼓励员工更多地与同事交流以及更高效地使用办公空间,2500名德勤员工分享约1000张桌子,使用储物柜来收纳个人用品。

这无疑是近年来“打造自由开放办公环境”这一趋势的最新一步,而它令许多人侧目也实属正常,毕竟在此前的数十年中,人们习惯的是格子间。

格子间由赫尔曼·米勒研究公司(Herman Miller Research Corporation)的设计师罗伯特·普罗普斯特(Robert Propst)于上世纪60年代提出。当时,欧洲的设计师们已经在推广一种叫“Bürolandschaft”(办公室景观)的创意,即用屏风和室内绿植来分隔私人空间。普罗普斯特借鉴了这个想法,在1968年推出了“第二代活动办公室”(Action Office II),那是一套组装办公桌以及能从桌面上展开的隔断,隔板既可以钉工作日程表又能保证员工不用长时间暴露在老板的监视下。在普罗普斯特的设想中,这种办公室是民主与效率的典范,而他未曾想的是这一设计将会在全球普及开来,成为一个价值超过10亿美元的产业,并被后来的职场人士所诟病。

办公空间/办公家具制造商Steelcase编撰的《360°》杂志在《办公室复兴》一文中指出,全球对办公室看法的改变可追溯到1990年代的北美流行文化。当时漫画家Scott Adams开始在笔下的Dilbert漫画里嘲讽办公场所,这象征着全球对主流办公室的不满逐渐升温——办公室变成了人在各种乏味而且毫无特色的空间里虚耗生命的象征。

21世纪初出现的科技初创公司是第一批彻底改变工作空间的企业。创业家缺乏资金,因此可能更需要采取共享长桌、DIY办公家具,但正是那种非正式感十足、充满创意甚至趣味的工作氛围打动了越来越多的职场人士。

而在智能手机、平板电脑和无线网络极大普及的当下,人们对办公室更是有了新的要求。“不少人正在抗拒千篇一律而且过分讲究统一标准的办公室工作。他们希望工作时获得灵感,追求创意,并可运用以人为本的技术设备,方便他们顺利完成工作,而不是加重负担。”Steelcase全球设计副总裁James Ludwig告诉《360°》杂志。

前Steelcase资深用户研究员王禹石曾在接受微信公众号“UX Coffee设计咖”的采访时提及由Steelcase率先提出的“游牧办公”(nomadic work)概念:

“你可以在任何地方办公,没有固定工位,这是笔记本电脑和手机这样的智能设备的普及造成的现象。德勤是我们的客户之一,他只有很少的人在总部工作,很多员工都是在客户的公司工作。但问题是如果90%的工位都是空置的,对企业来说经济上不划算。所以我们就说,如果我们把原本一个能容纳一千人的空间,把大家固定的工位去掉,营造出一个容纳三百人的可流动空间,这样就在系统层面把问题解决掉了。另外我们要考虑的一个问题是,这些员工整天在客户的公司工作,可能会产生一种‘我是客户公司的员工’的感觉。所以在他们回总部之后如何给他们营造一种公司的归属感也是我们要解决的,这样可以帮助企业更好地留存这些员工,让他们开心地在公司里面长久地工作。”

与数字化移动办公趋势并行的,是商业环境日趋复杂、商业竞争压力日益增加的当下,管理方式也在发生变化。“以前的管理学是控制加上信息发布塔,我是自上而下地把信息告诉你要干什么。那现在的企业越来越多是开放式的,强调创新和团队协作,老旧的工作方式就会对此形成限制,所以赋予人工控制权和选择权会显得更重要。”Steelcase中国经销总监雷震宇在接受界面新闻的采访时表示。

很大程度上来说,人们对自由、灵活、开放、有趣的办公环境的向往直接导致了全球范围内联合办公空间的兴起。在WeWork亚太区董事总经理Ole Ruch看来,是逐渐成为职场主力的千禧一代促成了办公方式的变化和办公环境的新需求:“如今,人们7点就来到办公室,他们可能先做一会瑜伽,和朋友们在微信之类的社交网络上聊天;然后工作一个早上,吃完午餐,延长一些午休时间;他们与别人协作,再回到自己的电脑前独自工作一会儿;然后他们会去办公室开会,晚餐后继续工作直到深夜。人们使用空间、与人交流的方式改变了,这不仅发生在小型公司和初创公司,也发生在大公司里。对大公司来说最大的改变动力源自这些千禧一代员工,‘我以不同的方式办公,我和我的父母那辈人不一样,他们朝九晚六地在办公室工作。’他们需要功能性的办公空间,也需要舒适的办公空间,因为他们在办公室里待的时间会更久。他们需要能有不同体验的空间,比如能与人交谈、一起进行头脑风暴的会议室,与此同时他们也需要隐私。他们对物理办公场所有不同的需求。”

因此无论是在乐高新办公室还是在WeWork这样的联合办公空间,我们都能看到人们到处行走,根据需求挑选适合当下工作状态的角落:不允许随便交谈的房间是独自安静工作的好去处;电话隔间的门外会亮起“请勿打扰”的标识,帮你屏蔽想来搭话的同事;开放式的办公空间、卡座和散落各处的休闲座位区则是可自由交谈的地方,适合放松的办公方式。

尽管联合办公空间最初在人们的印象中是自由工作者和创业公司的聚集地,但越来越多的大公司开始入驻联合办公空间。WeWork从2010年成立到现在在全球范围内的14个国家、44座城市中已有135处空间,如今约22%的会员为人数超过500人的公司。世界500强企业中有超过50家已经入驻了WeWork,其中不乏像微软、IBM、戴尔、通用电气这样的商业巨头。

Ruch告诉界面新闻,这一现象在2016年尤为明显。而大公司们来到WeWork,为的是三件事——办公空间、文化和业务增长。“显然能容纳下所有员工的、好看的、能让员工们舒舒服服地待很久的办公空间是一项,它需要配备最先进的技术,支持手提电脑、手机等移动办公设备。它们还希望获得文化,一种在原来的办公室里无法提供的特殊办公体验,因为原本的办公室更多是格子间式或由一排排的办公桌组成,这是公司思考办公效率的方式,它们不会真的去想怎样尽可能为员工提供最好的体验。最后它们看重的是与所有的会员合作交流,获得业务增长的机会。”

因为发现大企业客户的发展潜力,WeWork甚至在美国开始帮助大公司设计办公室,其第一位客户是一家位于芝加哥的未具名公司,在将租赁空间从三个楼层缩减到两个楼层的过程中,WeWork为其提供空间设计支持。4月19日,WeWork大纽约地区首席产品官David Fano在新闻发布会上表示,WeWork不仅能帮助企业降低打造办公室的金钱和时间成本,还能够通过WeWork自己的设计团队帮助企业优化空间设计,创造一个能够增进员工交流的空间。

如果说西方发达国家的大公司们花了几十年时间才开始在办公室设计上拥抱开放合作的新趋势,那中国公司可以说正在以飞快的速度接受它。“中国从来没有企业真正走到那一步,因为中国的经济发展属于很快速的阶段,我们用过去的十年超越了很多发达国家几十年的历程,”雷震宇说,“中国企业的感觉是,我们正在尝试用电子邮件处理公务的时候,办公室文化已经走到另一种合作模式了。”

Ruch也发现,从WeWork进入亚洲市场,特别是中国市场的第一天起,WeWork就迎来了大企业客户。波士顿咨询公司、探索频道、ofo共享单车等公司入驻了WeWork中国,微软入驻了WeWork韩国,汇丰银行入驻了WeWork香港……这一名单还在不断增加,最新一家即将入驻WeWork中国的公司是瑜伽服装品牌Lululemon。“我们很欣赏也很喜欢WeWork构建的社区感。创业者和运营者们能够共同分享这个充满创意的空间,而创新和创业精神正是Lululemon的核心价值之一。我们非常激动能够在WeWork设计办公空间并逐渐壮大我们的上海团队。”Lululemon亚太地区品牌与社区总监Amanda Casgar在接受界面新闻的邮件采访时表示。

然而雷震宇指出,尽管早些年西方发达国家的大企业有把不动产数量压缩的趋势,近年来越来越多的企业开始着手打造全新的属于自己的办公场所,“早些年很少见到campus这样的项目,现在苹果等领导型企业都在建campus。因为campus可以更好地塑造企业文化,更好地帮助他对员工的行为进行调节,更好地创造适合企业内在的流程”。

同样的现象也在中国发生。早在2012年,美国建筑事务所NBBJ就为阿里巴巴设计了支付宝的总部大楼,这幢呈“之”字型的办公楼预计将于今年6月竣工,阿里巴巴新总部办公区同样由该建筑事务所设计。BAT中的另外一家公司腾讯也在北京、深圳、成都和武汉有新办公楼的营建计划。拥有“高大上”办公楼的公司还有(而不限于)京东和联想。

雷震宇认为这反映了当下中国企业管理层对办公环境的态度转变:“现在领导型企业的领导者已经开始把办公环境变成企业战略的一部分。办公环境如今更多被视为对员工、对企业形象、对工作流程、对企业战略的支撑……很多企业早在三五年前的时候会说,‘我想要一个谷歌那样的办公室’,但是这些年我们再去拜访的时候听不到他们说‘我想要谷歌那样的办公室’了,他们更多会说‘我需要一个适合我这样的公司的办公环境’。这是一个主要趋势。”

那么,“全员无固定工位”会是办公室的终极形式吗?雷震宇认为,因企业类型和性质不同,这种工作形态不一定适合所有的企业。就公司的职能部门而言,也存在部分部门相对更容易适应开放协作式办公空间的情况,比如大部分时间在外与客户打交道的销售人员、策划、创意人员、设计师等。

Ruch则对此抱有更乐观的态度。他表示,尽管最初通用电气等公司的确是将创新团队放到WeWork,但如今越来越多的公司开始将所有的部门都移至联合办公空间。在他看来,这是千禧一代的自主选择,“他们可能是做市场营销的,可能是律师,这不限于任何团队,任何行业”。

“这是所有人都在面临的变化。这和人有关,和人们想要什么有关。”他说。


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